Was ist eine e-Rechnung?
Die elektronische Rechnung (e-Rechnung) wird im B2B-Bereich schrittweise verpflichtend. Ziel ist eine vollständig digitale, strukturierte, automatisierte und medienbruchfreie verarbeitbare Rechnungsstellung.
Eine e-Rechnung ist keine PDF-Rechnung, sondern ein strukturierter Datensatz (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931), der maschinell gelesen und verarbeitet werden kann.
Ab wann gilt die Pflicht?- ab 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen e-Rechnungen empfangen können.
- 2025–2026: Übergangsphase – Versand von PDF/Papier noch mit Zustimmung des Empfängers möglich
- ab 01.01.2027: Pflicht zur Ausstellung für Unternehmen mit > 800.000 € Vorjahresumsatz
- ab 01.01.2028: e-Rechnungspflicht für alle Unternehmen im B2B-Inland
- Selbstständige und Freiberufler,
- Einzelunternehmen, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften mit
- allen inländischen B2B-Umsätzen,
- wenn eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht
- Reicht eine PDF per E-Mail? → Nein, dies ist eine „sonstige Rechnung“ und keine e-Rechnung
- Welche Formate sind zulässig? → XRechnung, ZUGFeRD (EN 16931)
- Welche Angaben muss die e-Rechnung enthalten? → im strukturierten Teil der e-Rechnung müssen alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben enthalten sein (§14 Abs. 4 UStG)
- Muss ich sofort umstellen? → Empfang ja, Versand gestaffelt
- Gibt es Ausnahmen? → Ja, z.B. Kleinbetragsrechnungen bis 250,- EUR brutto, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern
- Wann muss keine e-Rechnung ausgestellt werden? → bei B2C-Umsätzen und umsatzsteuerfreien Umsätzen (z.B. steuerfreie Vermietung von Grundstücken)
- Gilt für eine e-Rechnung eine Aufbewahrungspflicht? → Ja, eine e-Rechnung ist acht Jahre zu speichern und zu archivieren
- Wo finde ich schnell Antworten auf Fragen zur e-Rechnung? → FAQ des BMF: Bundesfinanzministerium – Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025 – Stand Oktober 2025
Wir begleiten Sie bei der technischen und organisatorischen Umstellung, prüfen Ihre Prozesse und stimmen die Umsetzung mit Ihrer Buchhaltungssoftware ab. Sprechen Sie uns an – wir machen e-Rechnung praxistauglich.